Missions

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1) Qu'est-ce qu'une mission ?

2) Avant votre départ en mission.

3) Avance sur mission.

4) Mission à l'étranger.

5) A votre retour de mission. 

1) Qu'est-ce qu'une mission ?

Est considéré comme étant en mission, l'agent qui, muni d'un ordre de mission, se déplace dans le cadre de son activité professionnelle, hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale.

Lorsque vous partez en mission, vous devez impérativement être muni d'un ordre de mission émanant de votre organisme d'appartenance ceci afin de vous couvrir sur le plan administratif et juridique au regard des accidents du travail. Partir sans ordre de mission signé dans le cadre de l'exercice de sa fonction est une faute professionnelle. Vous êtes en mission dès lors que vous quittez votre résidence administrative au familiale pour les besoins du service avec l'accord de votre Directeur qui vous délivrera votre ordre de mission.

2) Avant votre départ en mission :

- Compléter le fichier budget prévisionnel en indiquant les éléments essentiels de votre voyage : date, lieu, dépenses prévisibles (frais de transport, frais d'inscription, repas, nuitée, etc...). Pour obtenir le montant des indemnités forfaitaires d'un autre pays que la France, veuillez prendre contact avec les gestionnaires du laboratoire.

Remarque : La carte achat CNRS du laboratoire peut être utilisée pour régler en ligne les frais d'inscription aux colloques à condition que le paiement soit sécurisé (https + cadenas)

spreadsheet  Budget Prévisionnel Missions (fichier Excel) (39 KB)

 - Envoyer un e-mail de demande de soutien financier à la direction du laboratoire, Jean-Luc Minel et Caroline Bogliotti sans omettre de mettre en copie les gestionnaires du laboratoire, contenant :

                     - le budget prévisionnel dûment complété,

                     - l'acceptation de votre communication,

                     - le programme du colloque et l'URL du site du colloque.

 - Après avoir obtenu l'accord de la direction, transmettez une demande d'ordre de mission aux gestionnaires du laboratoire : 10 jours avant le départ pour la France et 1 mois avant le départ pour l'étranger. La demande d'ordre de mission doit être remplie le plus précisément possible afin d'accélérer la saisie de l'ordre de mission.

document Formulaire demande d'ordre de mission CNRS (836 KB)

spreadsheet Fichier demande d'ordre de mission Université Paris Ouest (fichier Excel)

 - Dans le cadre d'une première mission financée par le laboratoire, vous devez compléter le formulaire "création agent" et l'envoyer aux gestionnaires du laboratoire accompagné de votre RIB ou pour les étrangers du formulaire coordonnées bancaires dument complété.

Formulaire Création Agent pour Mission

Formulaire Coordonnées bancaires pour compte à l'étranger

 - En accord avec les gestionnaires, vous pouvez pré-réserver, via le portail SIMBAD, votre billet de transport et/ou votre chambre d'hôtel (en France uniquement pour les réservations d'hôtel).

  - Veiller à ce que votre profil voyageur soit bien renseigné afin de pouvoir bénéficier des meilleurs tarifs. Pour vous connecter au portail SIMBAD, il faudra s'identifier sur janus en utilisant votre adresse mail comme identifiant et votre mot de passe.

Si vous n'avez pas de mot de passe vous pouvez en obtenir un en vous connectant à l'adresse suivante :https://sesame.cnrs.fr/

 http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/fichiers/mettre-a-jour-profil-Simbad.pdf

Pour les transports en commun par voie ferroviaire ou aérienne, les agents missionnaires, quel que soit le type de déplacements, en France, outre-mer et à l'étranger, doivent obligatoirement utiliser les prestations de billetterie des transports en commun proposées par les prestataires titulaires des marchés CWT et SELECTOUR conclu respectivement par le CNRS et l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense.

http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/fichiers/comment-reserver-voyage-en-tant-que-voyageur.pdf

Tous les agents dont le déplacement implique une ou plusieurs nuitées en France, et partant avec un ordre de mission CNRS, doivent obligatoirement utiliser les prestations d'hébergement proposées par le titulaire du marché national conclu par le CNRS à cet effet, quelle que soit leur qualité. Dans ce cas, aucune indemnité journalière n'est due à l'agent à ce titre, le prestataire étant directement payé par l'établissement.

L'offre du prestataire KLEE consiste à proposer à tous les missionnaires des hébergements dans des hôtels situés à une distance de moins de 3 km du lieu de mission et accessibles par les tansports en commun, dans la limite d'un coût hors frais d'agence, de 90€ par nuitée.

Si le missionnaire n'a pas recouru au marché alors qu'il le devait, il est indemnisé, sur production de justificatif (facture d'hôtel), sur la base du taux forfaitaire maximal prévu (60€ par nuitée) même si le montant qu'il a effectivement engagé est inférieur à 60€.

http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/reservation-hotel/docpdf/Tuto-Hebergement-voyageur.pdf

 - Penser à récupérer votre ordre de mission signé par le directeur d'unité avant votre départ auprès des gestionnaires du laboratoire.

 - Pour le remboursement de vos frais, l’agent qui part en mission avec un organisme autre que son organisme d’appartenance doit en plus être muni d’un ordre de mission de cet organisme.

Exemple :

   - un agent CNRS partant en mission sur des crédits université devra avoir un ordre de mission appelé sans frais CNRS et un ordre de mission avec frais de l’université lui permettant de se faire rembourser.

   -  un agent CNRS partant en mission sur des crédits CNRS n’aura qu’un ordre de mission de son établissement.

   - un agent INSERM (par exemple) partant sur des crédits CNRS devra être muni d’un ordre de mission CNRS et de l’INSERM (sans frais).

3) Avance sur mission :

Compte tenu de l’existence d’un marché national pour le transport et l’hébergement, le versement d’avances sur mission doit  être exceptionnel. Toutefois pour les missions à l’étranger et pour l’accueil d’étrangers en France, une demande d'avance peut être formulée auprès du gestionnaire du laboratoire. Cette demande est transmise pour accord à l’Agent comptable des tutelles. L’avance est versée environ une semaine avant votre départ et correspond à 75% des indemnités journalières (nuits + repas selon les barèmes des indemnités du pays).

Les conditions sont les suivantes :

 - La demande doit figurer sur l’ordre de mission signé du missionnaire et du Directeur d’Unité.

 - Elle doit être présentée 3 semaines avant le départ.

 - Cette avance doit être régularisée dès votre retour de mission sans dépasser un délai maximal de 1 mois.

 http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/Missions/Documents/FI_MI_Avance_frais_mission_26092005.pdf

4) Missions à l'étranger :

Lorsque la mission est prévue à l'étranger, à destination d'un pays sensible, il faut obligatoirement demander l'avis, avant le départ en mission, au FSD (Fonctionnaire Sécurité Défense) du CNRS. Cette procédure concerne tout agent qui se déplace avec un ordre de mission CNRS,  avec frais pour tout missionnaire qui se déplace au nom du CNRS ou sans frais pour le personnel CNRS.

La liste des pays à risques est consultable sur le site suivant : http://www.cnrs.fr/derci/spip.php?article335&lang=fr
Ci-dessous, formulaire à adresser accompagné d'une copie de l'ordre de mission établi, dans Geslab, par les gestionnaires du laboratoire.

Demande d'autorisation FSD pour mission dans un pays sensible (fichier Excel)

 5) A votre retour de mission :

Pour les missions réalisées sur les crédits CNRS, le calcul des sommes dues aux missionnaires est effectué par le délégué régional sur la base d'un état de frais rempli et signé par le missionnaire, vérifié par les gestionnaires puis certifié par le directeur d'unité ayant signé l'ordre de mission.

L'état de frais récapitule les modalités de réalisation de la mission ainsi que l'ensemble des frais y afférents. A l'appui de cet état de frais, il faut impérativement transmettre au gestionnaire les pièces justificatives attestant de la réalité des dépenses à rembourser au missionnaire.

http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/Missions/Documents/FI_MI_Etat_frais.pdf

Liste des pièces justificatives à remettre au gestionnaire :

  • L’ordre de mission
  • Justificatifs originaux de transport, d’hébergement à votre nom, frais divers (navette…)
  • Reçu original des frais d’inscription
  • L’ordre de mission sans frais de votre organisme d'appartenance
  • Le numéro d’enregistrement de votre communication dans HAL SHS
  • Un RIB ou l’imprimé "ordre de paiement vers l'étranger" dument complété pour les missionnaires étrangers.

En cas de changement de coordonnées bancaires, pensez à communiquer l'information aux gestionnaires du laboratoire.

 

 

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